Kontakt:

Joanna Legal, Dyrektor Wydziału

• Telefon: +48 (29) 764 68 11

---

Kompetencje: [start] [koniec]

Do właściwości Wydziału Organizacji i Obsługi Rady Miasta należy prowadzenie spraw z zakresu organizacji i funkcjonowania urzędu, całokształtu spraw kadrowych
i socjalnych, szkoleń pracowników urzędu, zapewnienie obsługi administracyjno-organizacyjnej rady, komisji, klubów radnych oraz samorządów osiedlowych oraz organizacyjno -technicznego przygotowania na szczeblu miasta wyborów Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, do organów samorządu terytorialnego
i organów osiedli oraz przewidzianych przepisami prawa referendów, a w szczególności:
1) opracowywanie propozycji programu działania urzędu i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań w nim zawartych,
2) współdziałanie z sądem i komornikiem sądowym, w szczególności w zakresie obowiązku informacyjnego wynikającego z wyroków, ogłoszeń i obwieszczeń – wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu,
3) prowadzenie spraw szkoleń, kształcenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników urzędu,
4) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych pracowników urzędu,
5) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta,
6) obsługa narad prezydenta z kierownictwem urzędu,
7) koordynowanie spraw z zakresu działalności lobbingowej,
8) prowadzenie rejestrów i zbiorów zarządzeń prezydenta wraz z ich aktualizacją,
9) prowadzenie rejestru i zbioru pism okólnych prezydenta wraz z ich aktualizacją,
10) prowadzenie ewidencji umów i porozumień zawieranych przez miasto,
11) prowadzenie rejestru i zbioru poleceń służbowych prezydenta,
12) przygotowywanie upoważnień oraz pełnomocnictw prezydenta,
13) prowadzenie rejestru i zbioru upoważnień oraz pełnomocnictw prezydenta,
14) prowadzenie zbioru regulaminów wewnętrznych wydziałów, referatów i biur oraz nadzór nad ich aktualizacją,
15) przygotowywanie informacji prezydenta o sprawach bieżących między sesjami
i przekazywanie ich pod obrady rady,
16) przygotowywanie propozycji aktów prawnych z zakresu działania wydziału,
a w szczególności regulaminu organizacyjnego urzędu,
17) koordynowanie spraw dotyczących udostępniania informacji publicznej,
18) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz powoływanych przez prezydenta kierowników miejskich służb, inspekcji i straży,
19) organizowanie zadań związanych z dokonywaniem ocen pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych podlegających ocenie,
20) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
21) organizowanie zadań związanych z przebiegiem procesu naborów kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze w urzędzie, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze oraz naborów kandydatów na wolne stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
22) organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym oraz egzaminu kończącego tę służbę,
23) pomoc przy kompletowaniu dokumentacji przekazywanej do zakładu ubezpieczeń społecznych w celu uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych przez pracowników urzędu, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz powoływanych przez prezydenta kierowników miejskich służb, inspekcji i straży,
24) prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, karaniem i awansowaniem pracowników oraz przyznawaniem odznaczeń państwowych i wyróżnień,
25) współpraca z Referatem Zarządzania Kryzysowego w sprawach szkolenia obronnego, obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego kadry kierowniczej i pracowników urzędu,
26) organizowanie staży, praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie,
27) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej oraz realizacja wniosków o pożyczki na cele mieszkaniowe i zapomogi,
28) nadzór nad wykorzystywaniem urlopów wypoczynkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
29) współdziałanie z zakładową organizacją związkową, w zakresie spraw należących do właściwości wydziału,
30) obsługa sekretariatu prezydenta, wiceprezydentów i sekretarza, a w szczególności:
a) prowadzenie całości prac związanych z wykonywaniem przez prezydenta
i wiceprezydentów funkcji reprezentacyjnych,
b) obsługa w systemie Mdok pism wpływającej z kancelarii ogólnej oraz wydziałów, referatów i biur i przekazywanie ich zgodnie z dekretacją,
c) rejestracja w systemie Mdok faksów i poczty elektronicznej oraz bezzwłoczne prze-kazywanie ich według właściwości,
d) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów zgłaszających się do prezydenta
i wiceprezydentów,
e) prowadzenie kalendarza spotkań prezydenta i wiceprezydentów,
f) prawidłowe zabezpieczenie pieczęci oraz ich właściwe stosowanie,
31) pomoc radnym w wykonywaniu mandatu radnego,
32) opracowanie projektów planów pracy rady,
33) opracowanie projektów planów pracy komisji rady oraz sporządzanie sprawozdań
z działalności,
34) obsługa techniczna obrad sesji rady i posiedzeń komisji rady,
35) prowadzenie rejestru i zbioru uchwał rady,
36) przekazywanie uchwał rady wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej oraz właściwym wydziałom, referatom i biurom do realizacji,
37) przekazywanie uchwał rady do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego oraz publikacja uchwał w BIP,
38) prowadzenie rejestru interpelacji i zapytań radnych, kierowanie ich do prezydenta
i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
39) ewidencjonowanie wniosków zgłaszanych przez komisje rady, kierowanie ich do prezydenta i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
40) prowadzenie ewidencji osób i podmiotów wyróżnionych odznaką „Za zasługi dla miasta Ostrołęki”,
41) prowadzenie dokumentacji związanej z rozpatrywaniem przez radę skarg dotyczących działalności prezydenta i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
a w szczególności:
a) prowadzenie rejestru skarg,
b) opracowywanie we współpracy z merytorycznym wydziałem/referatem/biurem projektów odpowiedzi na skargi,
42) prowadzenie ewidencji wydatków rady,
43) koordynowanie prac w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji wpływających do rady, a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji petycji,
b) opracowywanie we współpracy z merytorycznym wydziałem/referatem/biurem projektów odpowiedzi na petycje,
c) sporządzanie i publikacja na stronie internetowej zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
44) obsługa posiedzeń samorządów osiedlowych oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności rad osiedli,
45) ewidencjonowanie wniosków zgłaszanych przez rady osiedli, kierowanie ich do prezydenta i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
46) prowadzenie ewidencji wydatków rad osiedli,
47) prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych radnych,
48) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych radnych,
49) koordynowanie spraw związanych z wnoszeniem inicjatyw obywatelskich,
50) obsługa administracyjna Rady Seniorów,
51) prowadzenie spraw dot. Młodzieżowej Rady Miasta,
52) prowadzenie wykazu propozycji nazw ulic.