Kontakt:

Iwona Jankowska, Dyrektor Wydziału

• Telefon: +48 (29) 764 68 11

---

Kompetencje: [start] [koniec]

Do właściwości Wydziału Obsługi Prezydenta i Rady Miasta należy prowadzenie spraw dotyczących wykonywania przez Prezydenta i Wiceprezydentów funkcji reprezentacyjnych oraz realizacja zadań organizacyjnych, prawnych i innych zadań związanych z funkcjonowaniem rady miasta, komisji i radnych, 
a w szczególności: 
1) obsługa  kancelaryjna sekretariatu prezydenta i wiceprezydentów, w tym:
    a) obsługa w systemie Mdok korespondencji wpływającej z kancelarii ogólnej, komórek organizacyjnych Urzędu, stanowisk samodzielnych i przekazywanie jej zgodnie z dekretacją,
    b) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów zgłaszających się do prezydenta 
i wiceprezydentów w sprawach skarg i wniosków,
    c) prowadzenie kalendarza spotkań prezydenta i wiceprezydentów,
    d) prawidłowe zabezpieczenie pieczęci oraz ich właściwe stosowanie,

2) obsługa narad Prezydenta z kierownictwem Urzędu,
    3) współdziałanie z Wydziałem Obsługi  Urzędu i  Mieszkańców w zakresie organizacji spotkań  zewnętrznych kierownictwa Urzędu,

    4) pomoc radnym w wykonywaniu mandatu radnego,
    5) opracowanie projektów planów pracy rady,
    6) opracowanie projektów planów pracy komisji rady oraz sporządzanie sprawozdań 
z działalności,

    7) obsługa techniczna obrad sesji rady i posiedzeń komisji rady,
    8) prowadzenie rejestru i zbioru uchwał rady, 
    9) przekazywanie uchwał rady wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej oraz właściwym  komórkom organizacyjnym Urzędu, stanowiskom samodzielnym do realizacji,

    10) przekazywanie uchwał rady do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego oraz publikacja uchwał w BIP,

    11) prowadzenie rejestru interpelacji i zapytań radnych, kierowanie ich do prezydenta  
i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi, 

    12) ewidencjonowanie wniosków zgłaszanych przez komisje rady, kierowanie ich do prezydenta i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi, 

    13) prowadzenie ewidencji osób i podmiotów wyróżnionych odznaką „Za zasługi dla miasta Ostrołęki”,

    14) prowadzenie dokumentacji związanej z rozpatrywaniem przez radę skarg dotyczących działalności prezydenta i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, a w szczególności:
    a) prowadzenie rejestru skarg,
    b) opracowywanie we współpracy z merytorycznymi  komórkami organizacyjnymi Urzędu i stanowiskami samodzielnymi projektów odpowiedzi na skargi,
    15) prowadzenie ewidencji wydatków rady,
    16) koordynowanie prac w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji wpływających do rady, a w szczególności:
        a) prowadzenie ewidencji petycji,
        b) opracowywanie we współpracy z merytorycznymi  komórkami organizacyjnymi Urzędu i stanowiskami samodzielnymi projektów odpowiedzi na petycje,
        c) sporządzanie i publikacja na stronie internetowej zbiorczej informacji 
o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
    17) obsługa posiedzeń samorządów osiedlowych oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności rad osiedli, 
    18) ewidencjonowanie wniosków zgłaszanych przez rady osiedli, kierowanie ich do prezydenta i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi, 
    19) prowadzenie ewidencji wydatków rad osiedli,
    20) prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych radnych, 
    21) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych radnych,
    22) koordynowanie spraw związanych z wnoszeniem inicjatyw obywatelskich,
    23) obsługa administracyjna Rady Seniorów,
    24) obsługa administracyjna Młodzieżowej Rady Miasta,
    25) prowadzenie wykazu propozycji nazw ulic,
    26) opracowywanie projektu statutu miasta i  statutów osiedli,
    27) organizacyjno - techniczne przygotowanie i przeprowadzenie:
        a) wyborów do organów osiedli,
        b) wyborów na ławników do sądów powszechnych,
        c) wyborów do Młodzieżowej Rady Miasta,
        d) wyborów do Rady Seniorów,
    28) współdziałanie z Wydziałem Geodezji i Kartografii w zakresie przygotowywania  projektów uchwał rady w sprawie nadania nazwy ulicy,
    29) współpraca z Wydziałem Kultury, Sportu i Turystyki oraz Wydziałem  Obsługi Urzędu i Mieszkańców w zakresie organizacji na terenie miasta  obchodów świąt narodowych i rocznic.”;

    4) w  § 35 pkt 24 otrzymuje brzmienie:
„24) przyjmowanie wniosków o imprezach masowych oraz opracowywanie projektów decyzji związanych z wydawaniem zgody  lub odmową na przeprowadzenie imprez masowej,”;
    5)  § 36 otrzymuje brzmienie:
„§ 36.  Do właściwości  Wydziału Kultury, Sportu i Turystyki należy prowadzenie spraw związanych z   kulturą, sportem, turystyką, budżetem obywatelskim oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi, z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz wykonywanie zadań związanych z promocją miasta,  
a w szczególności:
    1) opracowywanie projektów aktów prawnych dotyczących tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji samorządowych instytucji kultury,
    2) prowadzenie ewidencji samorządowych instytucji kultury,
    3) nadzór nad instytucjami kultury, dla których organizatorem jest miasto oraz współpraca z tymi instytucjami, a także z innymi jednostkami organizacyjnymi 
i osobami fizycznymi w zakresie podejmowanych działań i inicjatyw kulturalnych,
    4) przygotowywanie materiałów okolicznościowych (dyplomy, zaproszenia itp.) we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu,
    5) przyjmowanie zawiadomień o imprezach artystycznych lub rozrywkowych odbywających się na terenie miasta od podmiotów prowadzących działalność kulturalną poza stałą siedzibą lub w sposób objazdowy,
    6) organizacja (we współpracy z Wydziałem Obsługi Prezydenta i Rady Miasta) na terenie miasta obchodów świąt narodowych i rocznic,
    7) realizacja działań związanych z organizacją na terenie miasta imprez pod patronatem Prezydenta oraz ważnych spotkań z udziałem władz miasta,
    8) prowadzenie prac związanych z prezentowaniem i promowaniem miasta na targach, wystawach i innych imprezach promocyjnych oraz współdziałanie w tym zakresie 
z organizacjami pozarządowymi i przedsiębiorcami,
    9) planowanie rozwoju kontaktów zagranicznych miasta oraz koordynacja działań miejskich jednostek organizacyjnych w tym zakresie,
    10) realizacja partnerskich kontaktów zagranicznych w ramach zawartych umów oraz 
w zakresie rozwijania współpracy zagranicznej,
    11) obsługa organizacyjna (we współpracy z  Wydziałem Obsługi Urzędu 
i Mieszkańców oraz Wydziałem Obsługi Prezydenta i Rady Miasta) wyjazdów zagranicznych delegacji miasta oraz wizyt gości zagranicznych,
    12) współpraca z placówkami dyplomatycznymi w kraju i za granicą w zakresie promocji miasta, pozyskiwanie nowych partnerów,
    13) przygotowywanie publikacji i wydawnictw promocyjno-informacyjnych o mieście,
    14) tworzenie warunków prawno-organizacyjnych dla rozwoju kultury fizycznej 
i rekreacji ruchowej,
    15) inicjowanie działań na rzecz racjonalnego wykorzystania bazy sportowej 
i kulturalnej,
    16) prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa osób pływających, kąpiących się oraz uprawiających sporty wodne, w tym czynności zmierzających do utworzenia kąpieliska miejskiego oraz prowadzenie ewidencji kąpielisk i miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli na terenie Ostrołęki, 
    17) nadzorowanie działalności miejskich instytucji kultury fizycznej,
    18) koordynowanie imprez sportowych i kulturalnych,
    19) rozpatrywanie wniosków o przyznane stypendiów, wyróżnień i nagród za szczególne osiągnięcia sportowe oraz wniosków o przyznanie nagród za szczególne osiągnięcia 
w dziedzinie kultury i sztuki,
    20) koordynowanie działań Urzędu w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi z zakresu kultury, sportu i turystyki, a w szczególności:
        a) prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych i klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej,
        b) przygotowywanie propozycji regulacji prawnych w zakresie współpracy,
        c) przyjmowanie i analiza ofert składanych przez organizacje pozarządowe, 
z zakresu działania wydziału, przygotowywanie umów zawieranych przez miasto na realizację zadań publicznych z zakresu kultury, sportu i turystyki oraz nadzór i kontrola (pod względem merytorycznym) umów zawartych pomiędzy miastem, a organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji projektów opisanych w umowach,
        d) przygotowywanie rocznych sprawozdań ze współpracy organizacji pozarządowych z miastem, z zakresu działania wydziału,
        e) przygotowywanie i organizowanie debat publicznych, spotkań informacyjnych dla organizacji pozarządowych i organizacja bezpłatnych szkoleń oraz udział 
w spotkaniach organizowanych przez organizacje pozarządowe,
        f) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i stanowiskami samodzielnymi oraz  jednostkami organizacyjnymi miasta w zakresie realizacji zadań z zakresu kultury fizycznej, turystyki oraz kultury i ochrony dziedzictwa narodowego przez organizacje pozarządowe, 
        g) współpraca z organami osiedli,
    21) sprawowanie nadzoru nad  działalnością stowarzyszeń i fundacji mających siedzibę
na terenie miasta (z wyłączeniem stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego),
w zakresie ustalonym ustawą Prawo o stowarzyszeniach, 
    22) prowadzenie ewidencji stowarzyszeń zwykłych mających siedzibę na terenie Ostrołęki, 
    23) nadzór nad utrzymaniem Miejsc Pamięci Narodowej oraz grobów wojennych,
    24) prowadzenie ewidencji żołnierzy Armii Radzieckiej pochowanych na cmentarzu wojennym w Ostrołęce,
    25) prowadzenie spraw dotyczących budżetu obywatelskiego,
    26) nadzór nad prowadzeniem Kroniki Miasta Ostrołęki,
    27) organizowanie konferencji prasowych Prezydenta i Przewodniczącego Rady,
    28) informowanie o problematyce spraw rozpatrywanych przez organy miasta w zakresie wynikającym ze współpracy z organizacjami pozarządowymi i organizacjami gospodarczymi,
    29) podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania publikacji prasowych w pracy organów miasta,
    30) prowadzenie rejestru krytyki prasowej, telewizyjnej, radiowej i informowanie Prezydenta oraz Przewodniczącego Rady o publikacjach krytycznych oraz ustosunkowywanie się do tej krytyki,
    31) reagowanie, zgodnie z ustawą Prawo prasowe na teksty krytyczne,
    32) opracowywanie i przekazywanie środkom masowego przekazu sprostowań informacji nieprawdziwych lub niepełnych,
    33) analizowanie publikacji prasowych dotyczących problemów ekonomicznych, społecznych i kulturalnych miasta,
    34) prowadzenie strony internetowej oraz portali społecznościowych Urzędu,
    35) autoryzacja materiałów informacyjno-promocyjnych jednostek podległych przed publikacją na stronach internetowych i portalach społecznościowych, 
    36) organizacja współpracy Prezydenta z parlamentarzystami, partiami politycznymi  
i związkami zawodowymi,
    37) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej w zakresie polityki zagranicznej oraz promocji miasta,
    38) inicjowanie i prowadzenie działań związanych z promocją miasta we współpracy 
z komórkami Urzędu i instytucjami zewnętrznymi, 
    39) prowadzenie ewidencji innych obiektów świadczących usługi hotelarskie, 
    40) realizacja programu Ostrołęcka Karta Mieszkańca.”;