Kontakt:

Agnieszka Bralska , p.o. Dyrektora Wydziału

• Telefon: +48 (29) 764 68 11

---

Kompetencje: [start] [koniec]

Do właściwości Wydziału Obsługi Urzędu należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem urzędu, zarządzaniem budynkami i lokalami biurowymi urzędu, a w szczególności:

1. zarządzanie budynkami administracyjnymi i gospodarowanie lokalami biurowymi urzędu,
2. planowanie remontów zewnętrznych i wewnętrznych w budynkach urzędu oraz przekazywanie ich do realizacji Wydziałowi Inwestycji Miejskich,
3. konserwacja i naprawy bieżące urządzeń energetycznych, centralnego ogrzewania, wodno-kanalizacyjnych,
4. konserwacja i naprawy bieżące sprzętu biurowego, systemu alarmowego przeciwpożarowego, centrali telefonicznej, sprzętu poligraficznego, maszyn liczących i piszących oraz sprzętu przeciwpożarowego,
5. prowadzenie spraw zabezpieczenia i ochrony urzędu, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego,
6. utrzymanie porządku i czystości na terenie urzędu, pomieszczeń biurowych, części wspólnych sanitariatów, dojść, dojazdów,
7. flagowanie budynków urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8. ubezpieczanie budynków urzędu oraz znajdującego się w nich mienia,
9. ewidencjonowanie oraz znakowanie mienia urzędu,
10. prowadzenie zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi,
11. prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
12. prowadzenie spraw ryczałtów samochodowych,
13. obsługa poligraficzna urzędu,
14. prowadzenie spraw dotyczących telefonów służbowych  urzędu,
15. prowadzenie ewidencji książek zakupionych dla potrzeb urzędu,
16. prowadzenie archiwum zakładowego,
17. obsługa transportowa urzędu,
18. ubezpieczanie samochodów urzędu,
19. gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą,
20. zabezpieczanie materiałów do konserwacji, narzędzi oraz środków czystości,
21. zabezpieczanie w formularze, druki oraz pieczątki,
22. zamawianie prasy, czasopism oraz ich rozdzielnictwo,
23. obsługa kancelaryjna urzędu,
24. rejestrowanie w systemie Mdok korespondencji wpływającej do urzędu,
25. prowadzenie „Dziennika dokumentów księgowych”,
26. prowadzenie „Rejestru korespondencji wychodzącej dla listów zwykłych” dla spraw nie rejestrowanych w systemie Mdok,
27. rejestrowanie w systemie Mdok pism wychodzących z urzędu dla spraw rejestrowanych w systemie Mdok,
28. przygotowywanie sal konferencyjnych na obrady  i posiedzenia organów miasta,
29. otwieranie i zamykanie drzwi wejściowych do budynku,
30. pomoc w obsłudze sekretariatu i rady w związku z odbywającymi się zebraniami, naradami, sesjami i komisjami rady,
31. nadzór nad i tablicami informacyjnymi urzędu,
32. prowadzenie działań technicznych zapewniających warunki sprawnego przygotowania na szczeblu miasta wyborów Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, do organów samorządu terytorialnego i organów osiedli oraz przewidzianych przepisami prawa referendów,
33. prowadzenie punktu obsługi interesantów,
34. koordynacja spraw związanych z administrowaniem budynku Skarbu Państwa przy ul. Gen. A. Gorbatowa 15, w tym:
    1. współpraca z administratorem obiektu,
    2. analizowanie spraw związanych z najmem i administrowaniem pomieszczeń,
    3. współpraca w zakresie przygotowywania przetargów,
    4. przygotowywanie projektów zarządzeń prezydenta w sprawie czynszu najmu pomieszczeń,
    5. ewidencjonowanie dokumentacji finansowej przekazanej przez administratora nieruchomości.

---